ΘΕΜΑ : «Ενημέρωση σχετικά με τα ευρήματα του ελέγχου από το Ελεγκτικό Συνέδριο»
ΣΧΕΤ.: Η σχετική έκθεση του Ελεγκτικού Συνεδρίου (αρ.πρωτ. 67661/29-11-22 έγγραφο της υπηρεσίας Επιτρόπου Ελεγκτικού Συνεδρίου Νομού Κέρκυρας)
Κατόπιν ελέγχου από την Υπηρεσία Επιτρόπου του Ελεγκτικού Συνεδρίου Νομού Κέρκυρας, στις απευθείας αναθέσεις της Περιφέρειας Ιονίων Νήσων, για το χρονικό διάστημα από 01/01/2021 έως 30/04/2022, διαπιστώθηκαν συγκεκριμένα ευρήματα και καταγράφηκαν παρατηρήσεις που δημιουργούν προβλήματα στη νομιμότητα και την κανονικότητα των δαπανών.
Ακολούθως καταγράφονται τα πιο σημαντικά από αυτά:
ΔΑΠΑΝΕΣ ΠΟΛΙΤΙΣΤΙΚΩΝ ΕΚΔΗΛΩΣΕΩΝ
Δεν υφίσταται ετήσιο σχέδιο δράσης της Περιφέρειας αναφορικά με τις Πολιτιστικές Εκδηλώσεις. Δεν έχει συσταθεί επιτροπή αξιολόγησης των αιτημάτων των Σωματείων – Συλλόγων. (Η έγκριση των αιτημάτων διενεργείται με απόφαση του εκάστοτε Αντιπεριφερειάρχη. Στη συνέχεια αποστέλλεται εισήγηση στο Περιφερειακό Συμβούλιο προς έγκριση και στην Οικονομική Επιτροπή χωρίς την εμπλοκή της αρμόδιας υπηρεσίας).
ΑΝΑΘΕΣΕΙΣ ΧΩΡΙΣ ΝΑ ΥΦΙΣΤΑΝΤΑΙ ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΚΑΙ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΤΗΣ ΑΝΑΓΚΗΣ
Δεν υφίσταται σαφής προσδιορισμός των κριτηρίων που ελήφθησαν υπόψη βάσει των οποίων αξιολογήθηκαν οι προσφορές που υποβλήθηκαν από τους οικονομικούς φορείς. Παρατηρήθηκε έλλειψη ειδικής αιτιολογίας και ποσοτικού προσδιορισμού της προμήθειας.
ΠΛΗΜΜΕΛΗΣ ΑΠΟΤΥΠΩΣΗ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΩΝ ΩΣ ΠΡΟΣ ΤΑ ΠΟΙΟΤΙΚΑ ΚΑΙ ΠΟΣΟΤΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΤΟΥ ΤΕΧΝΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΤΩΝ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ
Οι αρμόδιες υπηρεσίες αιτούνται την έγκριση δαπάνης συνοδεύοντάς την από τεχνική περιγραφή, η οποία είναι ελλιπής και συνοπτική, ενώ περιορίζεται αποκλειστικά στην αναφορά στοιχειωδών χαρακτηριστικών, ήτοι, τυπική περιγραφή δαπάνης και συνολική αξία. Αξιολογήθηκε από την ομάδα ελέγχου ως σοβαρό στοιχείο για την νομιμότητα και κανονικότητα της δαπάνης. Επίσης σε πλήθος συμβάσεων, δεν υπάρχει καν τεχνική περιγραφή. Για την έναρξη της διαδικασίας, συντάσσεται μόνο το πρωτογενές αίτημα της υπηρεσίας ως επισυναπτόμενο δικαιολογητικό.
Στα συνημμένα δικαιολογητικά, τεχνικές εκθέσεις, συγγραφές υποχρεώσεων, αλλά και στις εγκριτικές αποφάσεις, λείπουν απαραίτητα στοιχεία νομιμότητας και τεκμηρίωσης της δαπάνης, όπως η αναλυτική κοστολόγηση των εργασιών ή των υλικών, αναλυτικές περιγραφές των προμηθειών έτσι ώστε να προκύπτουν και να αιτιολογούνται οι υπαρκτές ανάγκες της υπηρεσίας, κατά παράβαση της «Αρχής της Διαφάνειας». Δεν υφίσταται μελέτη με τα χαρακτηριστικά όπως προσδιορίζονται στις κείμενες διατάξεις καθώς και με τα απαραίτητα στοιχεία που τη χαρακτηρίζουν. Δεν υφίσταται ποσοτικός προσδιορισμός της προμήθειας από τον οποίο να προκύπτει και να αιτιολογείται η προμήθεια τόσο στο μέγεθός της, και πόσο αυτό το μέγεθος ανταποκρίνεται και σχετίζεται με συγκεκριμένες ανάγκες που εξυπηρετεί, για παράδειγμα, αριθμό προσώπων. Στα πρωτόκολλα παραλαβής αναφέρονται μόνο συνοπτικά και μονολεκτικά οι ποσότητες και δεν υπάρχει εισαγωγή είδους στην αποθήκη ή στο Πληροφοριακό Σύστημα.
ΑΠΡΟΣΔΙΟΡΙΣΤΑ ΣΕ ΒΑΘΜΟ ΑΥΘΑΙΡΕΤΗΣ ΠΡΟΣΕΓΓΙΣΗΣ ΤΑ ΤΙΜΟΛΟΓΙΑ ΔΑΠΑΝΗΣ
Σε πλήθος είκοσι οχτώ (28) συμβάσεων διαπιστώθηκε ότι δε συνοδεύει τη δαπάνη, τιμολόγιο που να προσδιορίζει το κόστος ανά τεμάχιο ή άλλο ποσοτικό προσδιορισμό.
ΜΗ ΝΟΜΙΜΗ ΔΑΠΑΝΗ
Η προμήθεια σνακ για τις συνεδριάσεις των Περιφερειακών Συμβουλίων χαρακτηρίζεται ως μη νόμιμη δαπάνη διότι δεν προβλέπεται από διάταξη νόμου.
ΚΙΝΔΥΝΟΣ ΤΕΧΝΗΤΗΣ ΚΑΤΑΤΜΗΣΗΣ
Σύμφωνα με την πάγια νομολογία του Ελεγκτικού Συνεδρίου, «απαγορεύεται ο επιμερισμός της συνολικής ποσότητας ομοειδών αγαθών σε περισσότερες μικρότερες ποσότητες και η διενέργεια αντίστοιχων τμηματικών προμηθειών, αντί μιας ενιαίας, στο μέτρο που, με τον τρόπο αυτό, δηλαδή της κατάτμησης της δαπάνης, επιχειρείται, κατά περιγραφή των οικείων διατάξεων, η μη τήρηση της διαδικασίας του τακτικού ή πρόχειρου, κατά περίπτωση διαγωνισμού». Εντοπίζονται περιπτώσεις συμβάσεων που αφορούν όμοια ή ομοειδή αντικείμενα ή επιβαρύνουν τον ίδιο ΚΑΕ.
ΔΕN ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΤΑΙ ΔΙΕΡΕΥΝΗΣΗ ΤΗΣ ΑΓΟΡΑΣ
Κατά τη διαδικασία ανάθεσης με το άρθρο 118 ν. 4412/2016 των απευθείας αναθέσεων, δεν προέκυψε ότι ο φορέας εφαρμόζει τη διαδικασία της διερεύνησης της αγοράς για τον εντοπισμό της συμφερότερης και ποιοτικότερης προμήθειας. Συνάγεται έτσι ότι δεν προκύπτει διαπραγμάτευση του συμβατικού τιμήματος επί των συναφθέντων συμβάσεων με τη διαδικασία της απευθείας ανάθεσης.
ΑΝΑΘΕΣΗ ΣΕ ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΥΣ ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ
Αναφέρεται ότι “Δεν προκύπτουν από τα συνημμένα δικαιολογητικά οι λόγοι που δικαιολογούν την ανάθεση εκπόνησης μελετών σε εξωτερικούς συνεργάτες και όχι στην Τεχνική Υπηρεσία. Δεν επισυνάπτεται Βεβαίωση Προϊσταμένου Τεχνικής Υπηρεσίας για αδυναμία από να εκπονήσει τις μελέτες, και ειδικά αιτιολογημένη απόφαση της Οικονομικής Επιτροπής για τους λόγους έγκρισης ανάθεσης εκπόνησης της μελέτης σε ιδιώτες μελετητές και ιδιωτικά γραφεία μελετών ως άρθρο 209 παρ.4 Ν.3463/06”. Το ίδιο πρόβλημα υπάρχει και σε αντίστοιχες αναθέσεις για αντικείμενα, τα οποία αναφέρονται ρητά στον Οργανισμό Εσωτερικής Υπηρεσίας της Περιφέρειας ως αρμοδιότητες των υπηρεσιών.
*************************************************************
Με βάση τα παραπάνω ευρήματα/παρατηρήσεις, και προκειμένου από σήμερα και στο εξής να προσαρμοστούμε, ως φορέας, στις παρατηρήσεις/υποδείξεις του Ελεγκτικού Συνεδρίου, προκειμένου να μην προκύψουν ζητήματα καταλογισμών παράνομων ή μη κανονικών δαπανών, παρακαλούμε για τα ακόλουθα:
ΔΑΠΑΝΕΣ ΠΟΛΙΤΙΣΤΙΚΩΝ ΕΚΔΗΛΩΣΕΩΝ
Να καταρτιστεί ετήσιο σχέδιο δράσης της Περιφέρειας και επιτροπή αξιολόγησης των αιτημάτων των Σωματείων. Για όλες τις πολιτιστικές δράσεις αρμόδια υπηρεσία για όλη τη διαδικασία, από το αρχικό αίτημα μέχρι και την αποστολή του πλήρους φακέλου για πληρωμή της δαπάνης είναι η αρμόδια Διεύθυνση της Περιφέρειας.
ΑΝΑΘΕΣΕΙΣ ΧΩΡΙΣ ΝΑ ΥΦΙΣΤΑΝΤΑΙ ΚΡΙΤΗΡΙΑ ΚΑΙ ΤΕΚΜΗΡΙΩΣΗ ΤΗΣ ΑΝΑΓΚΗΣ
Στα αρχικά αιτήματα των υπηρεσιών για απευθείας αναθέσεις, καθώς και στην απόφαση της Οικονομικής Επιτροπής, να υπάρχει σαφής προσδιορισμός των κριτηρίων που ελήφθησαν υπόψη βάσει των οποίων αξιολογήθηκαν οι προσφορές που υποβλήθηκαν από τους οικονομικούς φορείς και ειδική αιτιολογία ποσοτικού προσδιορισμού της προμήθειας.
ΠΛΗΜΜΕΛΗΣ ΑΠΟΤΥΠΩΣΗ ΤΕΧΝΙΚΩΝ ΠΡΟΔΙΑΓΡΑΦΩΝ ΩΣ ΠΡΟΣ ΤΑ ΠΟΙΟΤΙΚΑ ΚΑΙ ΠΟΣΟΤΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΤΟΥ ΤΕΧΝΙΚΟΥ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΟΥ ΤΩΝ ΣΥΜΒΑΣΕΩΝ – ΠΡΑΚΤΙΚΑ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ – ΤΙΜΟΛΟΓΙΑ
Η τεχνική περιγραφή που συνοδεύει το αίτημα για απευθείας ανάθεση να είναι πλήρης και αναλυτική, Στα πρωτόκολλα παραλαβής και στα τιμολόγια επίσης να υπάρχει πλήρης και αναλυτική περιγραφή των εργασιών και των υλικών που παραδόθηκαν.
ΠΡΟΜΗΘΕΙΑ ΣΝΑΚ
Η προμήθεια σνακ για τις συνεδριάσεις των Περιφερειακών Συμβουλίων κρίνεται ως μη νόμιμη δαπάνη.
ΤΕΧΝΗΤΗ ΚΑΤΑΤΜΗΣΗ
Οι υπηρεσίες θα πρέπει, στην αρχή του έτους, να έχουν πλήρη εικόνα από τις ανάγκες τους προκειμένου να προγραμματίσουν σωστά τις ετήσιες προμήθειές τους, ώστε να μην προκύψει θέμα κατάτμησης διαγωνισμών που έχουν συνολικό ετήσιο προϋπολογισμό υψηλότερο από αυτόν που αντιστοιχεί στη διαδικασία ανάθεσης που επιλέχθηκε.
ΔΕN ΔΙΕΝΕΡΓΕΙΤΑΙ ΔΙΕΡΕΥΝΗΣΗ ΤΗΣ ΑΓΟΡΑΣ
Πριν από οποιοδήποτε αίτημα δαπάνης να διενεργείται έρευνα της αγοράς για τον εντοπισμό της συμφερότερης και ποιοτικότερης προμήθειας. Να περιγράφονται με σαφήνεια, στις εισηγήσεις, τα αποτελέσματα τα οποία προέκυψαν από την έρευνα αγοράς.
ΑΝΑΘΕΣΗ ΣΕ ΕΞΩΤΕΡΙΚΟΥΣ ΣΥΝΕΡΓΑΤΕΣ
Κάθε φορά που επιλέγεται η διαδικασία της προσφυγής σε εξωτερικό συνεργάτη να επισυνάπτεται Βεβαίωση του Διευθυντή της αρμόδιας υπηρεσίας για αδυναμία εκτέλεσης της εργασίας από την υπηρεσία του. Αυτή η αιτιολόγηση να εμπεριέχεται στην απόφαση της Οικονομικής Επιτροπής.
Συνημμένα :
Η Έκθεση-Ευρήματα του Ελεγκτικού Συνεδρίου
Ο ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΟΣ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ
ΚΩΝΣΤΑΝΤΙΝΟΣ ΣΚΟΡΔΙΛΗΣ
πηγή: lefkadatoday.gr
